NL EN

De kracht van activity-based costing voor lokale besturen

06/03/2020

Erik Moniquet

De kost van een sporthal, de kost van het verstrekken van een identiteitskaart, de kost van het organiseren van een culturele avond. Het zijn maar een paar voorbeelden van de producten en diensten die uw lokaal bestuur ter beschikking stelt. Door de band genomen heeft u een best goed ideewat de kosten zijn en kan u deze vertalen naar de prijzen die u – al dan niet ondersteund met prijssubsidies – aanrekent aan de klant. Maar hoe fijnmazig doet u dit? En doet u dit op regelmatige basis? Welke methoden gebruikt u om zulke berekeningen te maken? En is die methode dan ook een sturingselement voor beleid en het opvolgen van prestaties?

Activity-based costing (ABC) is een krachtig instrument om als lokaal bestuur meer aan de slag te gaan. Het laat u immers toe om door middel van een gestructureerd management accounting systeem in verschillende lagen van uw organisatie betere beslissingen te nemen. In grote lijnen zijn er drie types: traditionele kostensystemen, activity-based costing systemen en time-driven activity-based costing systemen. Bij Moniquet & Company maken we voornamelijk gebruik van de laatste. We zetten u graag op een rijtje welke voordelen u dit als bestuur oplevert. 

Echt inzicht in de kosten

Door tijdsgebonden ABC te gebruiken krijgt u eerst en vooral inzicht in de echte kosten van producten of diensten. U brengt immers niet alleen de directe en indirecte kosten in kaart, u neemt ook de tijd die de activiteiten vragen mee. Dit betekent dat de berekening van bijvoorbeeld het verstrekken van een identiteitskaart inhoudt dat u de kosten van de identiteitskaart, de nodige software, de elektriciteit, eventuele huur of kost van het gebouw… meeneemt, én dat u de specifieke gemiddelde tijd van de medewerker(s) die hiervoor activiteiten uitvoeren nauwgezet mee in rekening brengt. De meerwaarde hiervan is dat uw prijszetting werkelijk aan kost gebeurt. 

Kennis van de echte kostendrijvers 

Een tweede voordeel is dat het inzicht in de echte kosten per definitie leidt tot echt inzicht in de kostendrijvers. We hebben het al meer dan eens meegemaakt dat we van organisaties te horen krijgen dat ze exact weten wat de kostendrijvers van hun producten of diensten zijn. In algemene termen krijgen we te horen welke vaste of variabele kosten de drijvers van de kost zijn. Al te vaak stellen we vast dat de indirecte kosten worden vergeten of dat er grote verdoken kosten zijn die niet mee worden genomen in de berekeningen. Tijdsgebonden ABC pakt dit probleem aan en legt de echte kostendrijvers van een product of dienst bloot. De meerwaarde hiervan voor u als lokaal bestuur is dat u gerichter beslissingen kan nemen en actieplannen kan opzetten om specifieke kostendrijvers te beïnvloeden. Dit zorgt er ook voor dat het bij eventuele besparingsronden eeenvoudiger wordt om objectief en fijnmazig de juiste keuzes te maken en deze te communiceren naar de verschillende stakeholders. 

Inzicht in de echte tijd 

Het mooie aan tijdsgebonden ABC is dat – wanneer het goed wordt uitgevoerd – het bijzondere inzichten geeft in de echte tijd. Aan de hand van regressiemodellen kunnen immers verschillen in eenvoudige, gemiddelde en complexe dossiers, gemakkelijke, gemiddelde en moeilijke klanten of standaard- en maatproducten worden meegenomen. De (wiskundige) vergelijking die door regressie gegenereerd wordt, nuanceert namelijk al de tijd die gespendeerd is over de verschillende types van tijdsbesteding heen. Dit maakt dat er een juiste inschatting is van het geleverde werk. Dit laat u als lokaal bestuur dan ook toe om accuraat te sturen. De emotie verdwijnt uit de discussie en het wordt mogelijk geobjectiveerd de middelen die u ter beschikking heeft te gaan maximaliseren, zowel vanuit organisatiestandpunt als vanuit beleidsstandpunt. 

Tijdsgebonden ABC biedt een waaier aan mogelijkheden voor lokale besturen. Het opzetten van een goed werkend systeem vraagt geen grote IT-investeringen. Wat nodig is, is een doordachte aanpak die vertrekt vanuit de specifieke context van uw lokaal bestuur en de producten en diensten die u aan uw inwoners levert. Wanneer dat het vertrekpunt is, kan u nauwgezet en met de nodige effectiviteit een ABC-systeem uitwerken dat u toelaat de kwaliteit van uw beslissingen meetbaar te verhogen. Moniquet & Company heeft ruime ervaring met het opzetten van strategische en tijdsgebonden ABC-systemen, zowel binnen als buiten de overheid. Wilt u vrijblijvend te weten komen wat ABC voor uw lokaal bestuur zou kunnen betekenen? Neem gerust contact op via info@moniquetandcompany.com