NL EN

De effectiviteit van de Technische Dienst

29/01/2020

Erik Moniquet

Technische dienst, stadswerkhuis, technische ondersteuning,… er zijn tal van benamingen voor die diensten die binnen een lokaal bestuur dagelijks de wegen onderhouden, het groenbeheer doen, kleine en grote werken uitvoeren… Wij vatten hen hier samen onder de noemer Technische dienst. Belangrijker dan hoe ze genoemd worden, is het feit dat deze diensten in tal van lokale besturen dikwijls de grootste diensten zijn, zowel op vlak van aantal medewerkers als op vlak van budgetten (zelfs zonder de investeringsbudgetten mee te rekenen). 

De Technische dienst heeft dus wel wat gewicht in de meeste lokale besturen. Dat gewicht – uitgedrukt in de beschikbare budgetten – wordt dus best zo efficiënt en effectief mogelijk besteed. Maar in welke mate is dat ook zo? Bij Moniquet & Company weten we hoe belangrijk het is om de efficiëntie en de effectiviteit van de Technische dienst goed te monitoren en onder controle te houden. Maar waar kijkt u best naar? En hoe kan u de vastgestelde efficiëntie en effectiviteit dan verbeteren?

Het grondgebied 

Veel Technische diensten nemen het grondgebied als vertrekpunt voor de activiteiten. Aantal lopende meter weg, aantal gebouwen, aantal lopende meter groenonderhoud en ga zo maar door. Dit is een nuttig startpunt, en is een goede manier om de efficiëntie te gaan inschatten - op voorwaarde dat het daar niet stopt. Om de effectiviteit mee te nemen, is het belangrijk een stap verder te gaan. Die stap houdt in dat onderzocht wordt welke factoren – buiten de reeds opgesomde – het werk van de Technische dienst beïnvloeden. Hoeveel herstellingen zijn er hoe vaak nodig? In welke omstandigheden komt de Technische dienst tussen? Hoe vaak gebeurt dit? En zijn dit voorspelbare gevallen? Wanneer deze vragen – met enige statistische onderbouwing – kunnen beantwoord worden, wordt het mogelijk een extra dimensie aan de effectiviteit van de Technische dienst te geven. 

De dagelijkse werking 

Vanuit die extra dimensie wordt het ook mogelijk een dimensie aan de efficiëntie toe te voegen. Wanneer de externe drijvers voor effectiviteit gekend zijn, kunnen de interne drijvers voor efficiëntie gezocht worden. Wat drijft de kosten van de activiteiten van de Technische dienst nu echt? Door elk afgelijnd product of dienst aan de hand van tijdsgebonden activity based costing te onderzoeken, wordt het mogelijk elk aspect van dat product of die dienst bloot te leggen. Dit biedt niet alleen interessante informatie over de huidige werking, het laat ook toe de effectiviteit van eventuele uitbesteding mee in overweging te nemen. Door het objectiveren van de kosten, wordt het immers mogelijk een meer fijnmazige vergelijking bij een ‘make or buy’ – het zelf uitvoeren of uitbesteden – te maken. Dit leidt er misschien toe dat tal van activiteiten die uw Technische dienst vandaag zelf doet beter kunnen worden uitbesteed, of net omgekeerd. 

Naar strategische planning

Wanneer u de voornoemde basis gelegd heeft, wordt het pas echt interessant om effectiviteitsverbetering mogelijk te maken. De kostenoefening heeft u immers inzichten gegeven in de onderliggende drijvers. Voorraadbeheer is daar bij Technische diensten een zeer belangrijk aspect van. Dit gaat ruimer dan het louter kiezen van first in first out of first in last out of andere voorraadoverwegingen. Het gaat over het vinden van het optimale evenwicht in uw strategische planning en het juist afstemmen van de voorraden op die planning en werking. Dat verhoogt de effectiviteit pas echt. Door daar ten slotte de dimensie kwaliteit aan toe te voegen en te objectiveren, zijn grote verbetersprongen mogelijk.

Uit eerdere studies die Moniquet & Company in deze context uitvoerde bleek dat de koppeling tussen de strategische doelen van het bestuur en de praktische uitvoering vaak onvoldoende duidelijk was. Dit leidt ertoe dat de keuzes die in de dagelijkse werking gemaakt worden te weinig ingegeven zijn vanuit die strategische overwegingen. De ervaring leert ons dat de efficiëntie- en effectiviteitsverbeteringen kunnen oplopen tot meer dan 20%. Wilt u weten wat de effectiviteit van uw Technische dienst is? Aarzel dan niet contact met ons op te nemen via info@moniquetandcompany.be