NL EN

Case: strategische analyse publieke financiën

15/06/2020

Charlotte Brouwers

De uitdaging 

Halverwege de legislatuur kwam dit lokaal bestuur tot de vaststelling dat de financiën onvoldoende gemonitord werden. Een strategische analyse drong zich op. 

De organisatie 

Met +30.000 inwoners was dit geen klein bestuur. De financiële dienst telde 16 medewerkers en de financieel directeur was pas aangesteld. 

Onze aanpak

Moniquet & Company begon aan de studie door duidelijk de vraag af te bakenen. Eens duidelijk was dat de effectiviteit van financiën in het creëren van beleidsruimte de focus zou zijn, werden interviews opgezet met de belangrijkste stakeholders: de verantwoordelijke schepen, de financieel directeur, de financieel manager en een aantal andere diensten in de organisatie die sterke linken hadden met financiën. 

Daarna voerden de consultants een diepe data-analyse uit op zowel de inkomsten, als de uitgaven. Statistische verschillen tussen jaren en tussen medewerkers werden in kaart gebracht, externe factoren die inkomsten en uitgaven bepalen werden door middel van regressie-analyse onderzocht en alle activiteiten werden vertaald naar hun kosten door middel van een kostenmodel. 

Vervolgens werden alle 16 medewerkers geobserveerd om te ontdekken op welke manier ze hun taken uitvoerden, welke competenties ze aan de dag legden en van welke IT-systemen ze gebruik maakten. Dit werd gedocumenteerd in meer dan 200 vaststellingen. 

Op basis van de vergaarde feiten werkte Moniquet & Company vier scenario’s ter verbetering uit en stelde deze voor aan het College van Burgemeester en Schepenen. 

Het resultaat 

Op basis van de scenario’s werden de belastingen zowel inhoudelijk als procesmatig hervormd. Ook het crediteurenbeheer werd grondig hervormd en geoptimaliseerd. Beide acties leidden tot een reductie in de takenlast van 45%. Hierdoor kon meer specialistisch werk worden opgenomen. 

Daarnaast werden de inkomsten, door monitoring en door innovatieve belastingen die de burger zo weinig mogelijk raakten, met meer dan 1 miljoen EUR per jaar verbeterd. 

Ten slotte werd de financiële dienst op vraag van de klant geherstructureerd van 16 naar 12 medewerkers. 

 

Belangrijkste lessen

De studie zorgde voor een aantal belangrijke lessen:

- Meten gebeurt te vaak op het verkeerde niveau;

- Standaardisatie leidt tot specialisatie; 

- Wat we met het blote oog concluderen is statistisch niet altijd waar; 

- Observaties zorgen voor inzichten in verdoken kosten;

- Effectiviteit van financiën zit niet louter in de uitvoering. 

 

Meer weten over deze case of zit u met gelijkaardige uitdagingen? Neem gerust contact op via info@moniquetandcompany.com of op 011 41 71 81.