NL EN

Case: strategische capaciteitsplanning

16/06/2020

Charlotte Brouwers

 

De uitdaging

Voor dit lokaal bestuur stonden zoals op dat moment voor vele anderen, de budgetten onder druk. De fusie van stadsdiensten en OCMW zorgde bij het sociaal huis voor de nood aan een grondige analyse van de effectiviteit en veranderende behoefte aan personeel. We kregen de vraag hoe een personeelsbehoeftenplanning kon worden opgemaakt zodat er waarde kon worden gecreëerd voor alle stakeholders?

Onze aanpak

We trachtten er in deze studie achter te komen welke interne maar ook externe factoren de personeelsbehoefte van de dienst beïnvloeden. 

De interne factoren bepaalden we door een beeld te schetsen van zowel de efficiëntie als de effectiviteit van de dienst door middel van een analyse van de interne processen van de dienst. 

Enerzijds werd een diepe analyse gestart van zowel de input als de output op basis van historische data. Historische data zijn hierbij belangrijk om de juiste verbanden te kunnen leggen en dienen als basis van de forecasting. Onder input vielen aspecten zoals de processen, de financiële en niet-financiële middelen en verschillende actoren en personeelsleden. Onder output de producten en de diensten, maar ook de uitstroom op cliëntniveau. 

Anderzijds werden praktijkobservaties gebruikt om de data te ondersteunen. Via deze observaties konden de beschikbare competenties in kaart gebracht worden maar ook de afwezige en nodige voor de toekomst. Ten slotte dienen de praktijkobservaties om in de realiteit na te gaan hoe er over de effectiviteit van de dienst wordt gewaakt. Triangulatie van de gebruikte methodes vergemakkelijkt het maken van conclusies en effectieve oplossingen, daarom wordt hier gebruik gemaakt van data, documenten en praktijk.

Vervolgens worden aan de historische evoluties van de dienst ook externe factoren gekoppeld via statistische modellering: stijgt de gebruikte hoeveelheid middelen of personeel bij een stijgende kans armoede of een dalend BBP. Deze analyse leidde tot een belangrijke vaststelling: de stijging van het personeel ging de laatste jaren de hoogte in op basis van een stijgend aanbod, en dit terwijl er een dalende nood was! 

Resultaat

Op basis van deze data bouwden we een dynamisch model waar tot op individueel taakniveau benodigde timing van heel de dienst werd omschreven. Dynamisch was het model omdat de toekomstige personeelsbehoefte kon voorspeld worden op basis van zowel aanbevolen efficiëntiewinsten als effectiviteitswinsten als extern bepalende factoren. 

Uiteindelijk werden op basis van doorvoering van digitalisering en efficiëntiewinsten de stijgende personeelsbehoeften beperkt. Daarbij werd ook een monitoring van de uitstroom en lokale behoeften aan dienstverlening opgezet. Via deze monitoring kon volgens ons dynamisch model het aantal VTE verminderd worden van 32 naar 25.

Belangrijkste lessen

- In deze studie merkten we samen met de klant de oorzaak van het stijgende personeel op: als u ook dergelijke opwaartse of neerwaartse trends ziet, onderzoek ze dan;

- Overwerkte leiders zorgde voor een gebrek aan aansturing en lagere efficiëntie;

- Monitoring van effecten is cruciaal: wat bereik ik met wat ik doe?;

- Opvolging van uitstromende cliënten kan effecten vergroten;

- Digitalisering is onoverkomelijk.

 

Meer weten over deze case of zit u met gelijkaardige uitdagingen? Neem gerust contact op via info@moniquetandcompany.com of op 011 41 71 81.